Privacyverklaring Ulearning

Versie 29-10-2021

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt bij gebruik van het Ulearning platform.

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

De Universiteit Utrecht, gevestigd aan de Heidelberglaan 8, 3584 CS Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden verwerkt om het mogelijk te maken om online cursussen of onderwijs gerelateerd materiaal aan te bieden aan medewerkers, studenten en externen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De volgende gegevens worden verwerkt wanneer je met een Solis-account gebruik maakt van Ulearning. Dit betreft doorgaans medewerkers en studenten.

• Je unieke gebruikersID,
• Je voor- en achternaam,
• Je UU e-mail adres,
• Je IP-adres, en
• Je loggegevens betreffende activiteiten die je uitvoert binnen Ulearning.

Optioneel kunnen de volgende gegevens ook verwerkt worden. Deze zou je hiervoor zelf moeten aanleveren en worden dan weergegeven op je profiel.

• Je profielfoto,

Wanneer je gebruik maakt van Ulearning zonder een SolisID, dan worden de volgende gegevens verwerkt binnen Ulearning. Deze gebruikersgroep betreffen externe gebruikers van Ulearning.

• Je unieke gebruikersID,
• Je e-mail adres welk tevens als gebruikersnaam zal dienen,
• Je wachtwoord,
• Je voor- achternaam,
• Je IP-adres, en
• Je loggegevens betreffende activiteiten die je uitvoert binnen Ulearning.

Optioneel kunnen de volgende gegevens ook verwerkt worden. Deze zou je hiervoor zelf moeten aanleveren en worden dan weergegeven op je profiel.

• Je profielfoto,

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard?

Als je inlogt met SolisID, dan worden je gegevens verwijderd, 2 jaar na de de-activatie van je SolisID.

Als je niet inlogt met SolisID, dan worden je gegevens verwijderd na 2 jaar inactiviteit.

Logging gerelateerde gegevens worden na 30 dagen verwijderd.

Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Het kan zijn dat binnen Ulearning je gegevens gedeeld worden met derden, dit omdat deze een bepaalde dienst binnen Ulearning leveren. Wanneer dit gebeurt zal dit altijd aangekondigd worden.

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?

In het kader van de verwerking van persoonsgegevens zijn er voor verschillende categorieën betrokkenen verschillende grondslagen van toepassing. De grondslagen waar gebruik van zal worden gemaakt zijn Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst, Algemeen belang en Gerechtvaardigd belang.

Uitvoeren overeenkomst

Indien externen een cursus volgen bij de UU, en deze cursus wordt gegeven binnen Ulearning, dan is deze overeenkomst tot het aanbieden/volgen van de cursus de grondslag van deze verwerking.

Algemeen belang

In het kader van het algemeen belang, met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van studenten, wordt het volgende overwogen. De verwerking van authenticatiegegevens, naamgegevens, contactgegevens en studiegegevens zijn allen terug te brengen naar de onderwijstaak die de Universiteit Utrecht bij wet heeft tegenover de maatschappij, en meer specifiek haar studenten. De verwerking van deze gegevens, die terug te leiden zijn naar studenten berust dan ook op het algemeen belang van deze verwerking, welk aan de Universiteit Utrecht is gegeven als taak van algemeen belang bij de wet op wetenschappelijk onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

Gerechtvaardigd belang

Het gerechtvaardigde belang dat de Universiteit Utrecht bij deze verwerking heeft met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van diens medewerkers komt voort uit het belang om diens medewerkers een omgeving te bieden waarin cursussen kunnen worden aangeboden. Het achterliggende belang is hier om interne online cursussen aan te kunnen bieden aan de medewerkers van de UU.

Deze gegevensverwerking is noodzakelijk om het doel te bereiken. Het aanbieden van gepersonaliseerde cursussen in een portal kan alleen op zo’n manier plaatsvinden dat er ingelogd moet worden om de identiteit te controleren. Anders zou je niet later verder kunnen gaan met een cursus en kan er geen gepersonaliseerd cursus aanbod gerealiseerd worden.

Het privacybelang van de betrokkenen moet in deze afgewogen worden tegen het belang van de Universiteit Utrecht. In beginsel hebben gebruikers er namelijk geen belang bij dat hun gegevens verwerkt worden. De barebones gegevensverwerking in kwestie betreft wat je zou verwachten van deze dienst: inloggegevens en een klein profiel. De gegevensverwerking gaat dan ook niet onredelijk ver. Dit wordt meegewogen.

Uiteindelijk zal het gerechtvaardigde belang van de Universiteit Utrecht bij deze verwerking prevaleren boven de privacy belangen van de gebruikers. Dit omdat de gegevensverwerking summier is en de betrokkenen iets terug krijgen voor de verwerking. Ook weegt hier mee dat het belang om je medewerkers op te blijven leiden belangrijk is voor de ontwikkeling van zowel de Universiteit Utrecht als diens medewerkers.

Wat het gerechtvaardigde belang omtrent logging betreft voor alle eindgebruikers: hiervoor is het volgende overwogen.

De Universiteit Utrecht heeft een gerechtvaardigd belang om de omgeving veilig te houden en te monitoren tegen misbruik. Logging is een noodzakelijke maatregel om dit doel te bereiken. Deze maatregel is ook proportioneel zodat misbruik duidelijker in beeld kan worden gebracht om passende actie te ondernemen.

Ook hier hebben de betrokkenen niet direct belang bij gegevensverwerking. Wel hebben zij belang bij een veilige omgeving, iets wat deze logging i.c.m. andere maatregelen faciliteerd.

Uiteindelijk zijn hier amper conflicterende belangen. Het gerechtvaardigde belang van de Universiteit Utrecht prevaleert hier dan ook.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten. Namelijk het recht op inzage, het recht op rectificatie van persoonsgegevens, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van verwerking, het recht op bezwaar. Mocht je gebruik willen maken van deze rechten, dan kunt je jouw verzoek richten aan Privacy@uu.nl. Het kan voorkomen dat tijdens deze procedure om identiteitsbewijzen wordt gevraagd.

Wanneer je bezwaar maakt, zal er van geval tot geval bekeken worden of aan dit bezwaar kan of moet worden voldaan. De Universiteit Utrecht staakt de verwerking van persoonsgegevens tenzij er dringende gerechtvaardigde gronden aangevoerd worden die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden.

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering.

Vragen

Als u vragen heeft over dit privacy statement, dan kan u die stellen aan privacy@uu.nl. Wilt u een klacht indienen? Dan kan dat bij de functionaris voor gegevensbescherming van de Universiteit Utrecht, te bereiken op fg@uu.nl. Het staat u ook altijd vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de privacy waakhond van Nederland.