Privacyverklaring  

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt bij het gebruik van het Ulearning platform. 

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking? 

De Universiteit Utrecht is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring.  

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt? 

Je persoonsgegevens worden verwerkt om online cursussen of onderwijs gerelateerd materiaal aan te bieden aan UU medewerkers, studenten en externen. Daarnaast worden gegevens over aanwezigheid of afwezigheid verwerkt voor administratieve verantwoording van deelnamekosten. 

De UU kan daarnaast geanonimiseerde gegevens gebruiken voor rapportagedoeleinden, om inzicht te krijgen in hoeveel werknemers per organisatie-eenheid een specifieke (verplichte) training hebben gevolgd en om gerichte acties te ondernemen om deelname en bewustwording te verbeteren. 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt? 

De volgende gegevens worden verwerkt wanneer je met een Solis-account gebruik maakt van Ulearning. Dit betreft doorgaans medewerkers en studenten. 

• Je unieke gebruikersID, 

• Je voor- en achternaam, 

• Je UU e-mail adres, 

• Je IP-adres, en 

• Je loggegevens betreffende activiteiten die je uitvoert binnen Ulearning. 

• Aanwezigheidsregistratie per bijeenkomst – deze gegevens kunnen door jou of door de cursusorganisator voor fysieke of hybride trainingssessies worden vastgelegd. 

Daarnaast is het mogelijk om een profielfoto aan je profiel toe te voegen. Als je hiervan gebruikmaakt, wordt je profielfoto verwerkt. Het uploaden van een profielfoto is optioneel. 

Wanneer je gebruik maakt van Ulearning zonder een SolisID, dan worden de volgende gegevens verwerkt binnen Ulearning. Deze gebruikersgroep betreft deelnemers aan onderwijs voor professionals.  

• Je unieke gebruikersID, 

• Je e-mailadres welk tevens als gebruikersnaam zal dienen, 

• Je wachtwoord, 

• Je voor- achternaam, 

• Je IP-adres, en 

• Je loggegevens betreffende activiteiten die je uitvoert binnen Ulearning. 

• Aanwezigheidsregistratie per bijeenkomst – deze gegevens kunnen door jou of door de cursusorganisator voor fysieke of hybride trainingssessies worden vastgelegd. 

Daarnaast is het mogelijk om een profielfoto aan je profiel toe te voegen. Als je hiervan gebruikmaakt, wordt je profielfoto verwerkt. Het uploaden van een profielfoto is optioneel. 

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard? 

Als je inlogt met SolisID, dan worden je gegevens verwijderd, 2 jaar na de de-activatie van je SolisID. 

Als je niet inlogt met SolisID, dan worden je gegevens verwijderd na 2 jaar inactiviteit. 

Logging gerelateerde gegevens worden na 30 dagen verwijderd. 

Aanwezigheidsregistratie gerelateerde gegevens worden na x verwijderd. 

Worden mijn gegevens gedeeld met derden? 

Het kan zijn dat binnen Ulearning je gegevens gedeeld worden met derden, dit omdat deze een bepaalde dienst binnen Ulearning leveren. Wanneer dit gebeurt zal dit altijd aangekondigd worden. 

Worden mijn gegevens doorgegeven naar derde landen? 

Nee, er vindt geen doorgifte plaats van gegevens naar derde landen buiten de Europese Economische Ruimte.  

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?  

In het kader van de verwerking van persoonsgegevens zijn er voor verschillende categorieën betrokkenen verschillende grondslagen van toepassing. 

Uitvoeren overeenkomst 

Indien externen een cursus volgen bij de UU, en deze cursus wordt gegeven binnen Ulearning, dan is deze overeenkomst tot het aanbieden/volgen van de cursus de grondslag van deze verwerking. Dit is het geval voor deelnemers aan onderwijs voor professionals. 

Algemeen belang 

De verwerking van authenticatiegegevens, naamgegevens, contactgegevens en studiegegevens zijn allen terug te brengen naar de onderwijstaak die de Universiteit Utrecht bij wet heeft tegenover de maatschappij, en meer specifiek haar studenten. De verwerking van deze gegevens, die terug te leiden zijn naar studenten berust dan ook op het algemeen belang van deze verwerking, welk aan de Universiteit Utrecht is gegeven als taak van algemeen belang bij de wet op wetenschappelijk onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. 

Gerechtvaardigd belang van de UU 

Voor de verwerking van medewerkergegevens in het Ulearning-platform baseert de UU zich op haar gerechtvaardigd belang om medewerkers een digitale leeromgeving te bieden waarin zij hun professionele kennis en werk gerelateerde vaardigheden kunnen ontwikkelen. Hiervoor is het noodzakelijk de online identiteit van gebruikers te verifiëren om de voortgang van cursussen bij te houden en gepersonaliseerde leercontent aan te bieden. Zonder identiteitsverificatie zou het niet mogelijk zijn eerder gestarte cursussen te hervatten of de leerprogressie te monitoren. 

Ook worden beveiligingslogs bijgehouden op basis van het gerechtvaardigd belang van de UU om misbruik van het platform te voorkomen en de veiligheid van gebruikersgegevens te waarborgen. 

Daarnaast kan de UU aanwezigheidsgegevens verwerken op basis van haar gerechtvaardigd belang om vast te leggen welke medewerkers hebben deelgenomen aan trainingen waarvoor kosten in rekening worden gebracht. 

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen? 

De AVG geeft jou een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je hebt het recht om je gegevens in te zien en om ze te laten corrigeren of verwijderen. Bij deze verwerking heb je ook het recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten bevriezen (‘beperken’), het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht om je gegevensset over te laten dragen aan een andere organisatie.  

Hoe kan ik deze rechten uitoefenen? 

Als je een of meer van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, kun je een verzoek indienen middels het formulier privacy verzoek. Wij hebben dan een maand de tijd om op je verzoek te reageren. Bij heel complexe verzoeken (of als er heel veel verzoeken tegelijk binnenkomen) hebben we soms meer tijd nodig (maximaal twee maanden extra). Dit laten we je dan binnen die eerste maand weten. 

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?  

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering. 

Vragen? Klachten? 

Heb je naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of heb je op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl. 

De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor jou van belang kan zijn, namelijk wanneer je informatie wenst over onze verwerking van persoonsgegevens of wanneer je daarover een klacht wilt indienen. Je kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl. 

We wijzen je erop dat je bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Contactgegevens Universiteit Utrecht  

Heidelberglaan 8 
3584 CS Utrecht 
Tel. (030) 253 35 50 

Privacyverklaring: versie en beleidsdocument 

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 18 december 2025. Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring.